HubSpot Workflows – 7 Tricks für effektive Automatisierungen

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Wer Sales Funnel, Kundenbetreuung und E-Mail-Marketing automatisieren möchte, kommt aktuell um HubSpot nicht herum. Die Software bündelt zahlreiche verschiedene Funktionen, die im Marketing ein Muss sind. Datenbanken mit Kundendaten, Verwaltung von Support Tickets, das Erstellen von Deals, Follow-Up Mailings von Marketing oder Vertrieb und automatisiertes Versenden von Newslettern lassen sich alle zentral steuern. Mit diesen 7 Tricks rund um HubSpot Workflows gewinnen Sie als HubSpot Interessent oder User Zeit. 

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1. Einarbeitung in alle Funktionen von HubSpot Workflows 

Einer der wichtigsten Tipps rund um die Nutzung der umfangreichen HubSpot Workflows: Probieren Sie die vielen Einsatzmöglichkeiten aus, bevor es ernst wird. HubSpot Workflows nutzen Formeln, Ausschlusskriterien, Anforderungen, einfache Rechenbefehle und intelligente Verwaltung. Das Implementieren einer neuen Software benötigt einen gewissen Zeitaufwand, sollte aber keine Nerven kosten. Oft hilft es, wenn die Gruppe jener Mitarbeitenden, die täglich damit arbeiten werden, sich einige Tage davor einlesen und sich mit der Thematik auseinandersetzen.  

Mit HubSpot Workflows Zeitressourcen sinnvoller verteilen und dadurch besser auf das Kerngeschäft konzentrieren können.
Mit HubSpot Workflows Zeitressourcen sinnvoller verteilen und dadurch besser auf das Kerngeschäft konzentrieren können. (Bild: hubspot.com)

In HubSpot finden Sie folgende grundlegende Funktionen:  

  • Kontakte: Einfache Verwaltung von Unternehmenskontakten und Kundschaft 
  • Unternehmen: B2B Informationen hinterlegen und intern teilen 
  • Deals: Spezielle Angebote, die automatisiert ausgespielt werden 
  • Angebote: Auf Kunden und Kundinnen zugeschnittene Sonderangebote 
  • Ticket: Supportanfragen, die bearbeitet werden müssen 
  • Konversationen: Bestehender Schriftverkehr mit Kundschaft bzw. Kolleginnen und Kollegen 
  • Feedback-Einsendungen: Feedback nach Kauf und Support erfragen und auswerten 
  • Abonnements: Wiederkehrende Käufe verwalten 

Fragen Sie aktiv nach, wie gut Ihre Mitarbeitenden mit der Software zurechtkommen, bearbeiten Sie offene Fragen und behalten Sie Feedback auch über die Dauer der Arbeit mit dem Tool im Blick. Oft zeigen sich so schnell die Stärken und Schwächen des Programms für Ihr Unternehmen oder Sie stellen fest, welche Ihrer Prozesse Sie ggf. optimieren sollten.  

2. Follow-ups erstellen mit wenigen Klicks 

Durch die Automatisierungsfunktion bei den Formularen lassen sich einfach und schnell automatisierte Aktionen nach der Formulareinsendung einrichten. Mit wenigen Klicks können Sie somit Workflows erstellen, um z.B. eine Follow-up E-Mail oder eine interne Benachrichtigung zu versenden.  

Dadurch stellen Sie sicher, dass keine Anfrage verloren geht und diese automatisiert beantwortet oder an den Verantwortlichen weitergeleitet wird. Für kompliziertere, mehrstufige Aktionen steht Ihnen fortfolgend die Workflow-Funktion in HubSpot zur Verfügung. 

3. Per automatisierten HubSpot Workflows die Kundschaft anstupsen 

Die meisten Unternehmen verfügen über eine Art Sales Funnel, der die Phasen des Kaufprozesses beschreibt und potenzielle Kundinnen und Kunden gezielt anspricht. Mit HubSpot Workflows lässt sich dieser Vorgang einfach konkretisieren. So könnten beispielsweise Kundinnen und Kunden, die Produkte in den Warenkorb gelegt und nicht erworben haben, nach einigen Tagen eine Erinnerung erhalten. Dasselbe gilt für Personen, die lange nicht eingeloggt waren oder sich registriert und dann nichts erworben haben. Bei HubSpot erstellen Sie Workflows dieser Art nach dem Prinzip „Ist Merkmal X erfüllt, wird Mail Y versendet nach Z Tagen„. 

4. Aufgaben verteilen über HubSpot 

HubSpot Workflows erlauben eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens mit geschütztem Zugriff für alle User.

Damit das funktioniert, muss klar sein, wer für welche Aufgabe zuständig ist. So können Sie selbst Tickets erstellen und Mitarbeitenden zuweisen. Ein Beispiel wäre das Onboarding eines neuen B2B Kunden. Eine Person im Team muss sich darum kümmern. Per HubSpot Ticket erhält diese die Aufforderung mit gewählter Priorisierung und Sie sehen den aktualisierten Kundendatensatz, sobald der Job erledigt ist. 

5. Kundendatenbank sauber halten mit HubSpot Workflows 

In HubSpot lassen sich Formatierungshilfen und Formeln hinterlegen, die auf das gesamte Tool oder eine bestimmte Funktion angewendet werden. So kann beispielsweise vorgegeben werden, dass Kunden und Kundinnen, die nicht in Deutschland wohnen, automatisch in eine Kontaktliste einsortiert werden. Weitere Möglichkeiten sind die Formatierung von Adressen, sodass diese automatisiert große Anfangsbuchstaben erhalten, oder die Zuordnung von Mitarbeitenden eines B2B Kunden zum Unternehmensdatensatz. 

6. Events verwalten und Einladungen versenden mit HubSpot Workflows 

Sonderaktionen ziehen immer Kundschaft an. So werden auch frühere Kunden und Kundinnen reaktiviert und Personen angesprochen, die sich grundsätzlich für das Produkt interessieren, aber bisher nichts gekauft haben. Wenden Sie eine Promotion-Regel auf alle passenden Kontakte an, um Kaufinteresse zu erzeugen. Ein Beispiel: „Unser Event startet in 3 Tagen, melde dich noch heute an!“ Meldet ein Kontakt sich an, erhält er in 3 Tagen seine 1. Mail zum Event, meldet er sich nicht an, erhält er 48 Stunden später die Erinnerung, dass er sich noch bis morgen anmelden kann. Dieser Workflow lässt sich auch mit Feedback-Mails und Follow-Ups bestücken. 

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7. Feedback sammeln, auswerten und vergüten 

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, die Zeit, die Ihre Kundschaft mit dem Bewerten eines Einkaufs oder einer Interaktion verbringen, aktiv zu vergüten? Mit HubSpot Workflows können Sie nach einer bestimmten Aktion eine Mail zur Aufforderung zur Bewertung versenden, beispielsweise „Wie zufrieden waren Sie mit Ihrem Einkauf? Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit und erhalten Sie ein exklusives Geschenk“. Die Vergütung kann zum Beispiel in Form eines Rabattes für den nächsten Einkauf stattfinden. Wichtig ist, dass der automatisierte Prozess in den HubSpot Workflows erkennt, dass der Kunde das Formular ausgefüllt und zurückgesendet hat. 

Automation als Zukunftsvision in allen Bereichen 

Im Rahmen der Digitalisierung von Fertigungs- und Verkaufsprozessen scheuen viele Unternehmen noch immer die Automation von Kommunikation und Interaktion mit Kundinnen und Kunden. Bei Thorit arbeiten wir seit vielen Jahren mit automatischen Workflows. Das eröffnet uns Möglichkeiten, Zeitressourcen sinnvoller zu verteilen und uns auf unser Kerngeschäft zu konzentrieren

Jede Interaktion mit der Kundschaft kann verkaufsentscheidend sein. Schön, wenn sie dank Automation passgenau und in Echtzeit abgewickelt wird. Lassen Sie sich von unseren Expertinnen und Experten zu den Möglichkeiten für Ihr Unternehmen beraten. Wir finden Lösungen, die zu Ihrem Business passen und richten Workflows ein, die Sie wirklich entlasten und mehr Geschäft generieren

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