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7 Tipps für die Auswahl eines CRM-Systems

Ein CRM-System ist eine Möglichkeit, die Unternehmen für ein besseres Kundenmanagement zur Verfügung steht. Anders als oft gedacht, richtet sich Customer-Relationship-Management (CRM) nicht ausschließlich an große Unternehmen. Auch kleine und mittlere Betriebe können profitieren, wenn sie eine gute Auswahl treffen.

 

CRM-System für Unternehmen: Wer braucht das eigentlich?

Eine CRM-Lösung ist nicht für jeden Betrieb das Richtige. Ein einfacher Onlineshop bringt zum Beispiel nicht die erforderlichen Voraussetzungen mit. Doch wenn Sie umfangreiche Projekte im Team durchsetzen und dabei großen Wert auf Kundenbeziehungen mit langfristiger Perspektive legen, kann sie Ihnen weiterhelfen. Berater, Coaches und Agenturen sind typische Nutzergruppen, die am meisten aus einer CRM-Software herausholen. Der Grund: Diese Dienstleister sind darauf angewiesen, dass einmal gewonnene Kunden sich wieder an sie wenden. Im Optimalfall immer wieder über viele Jahre hinweg.

Was sind die Vorteile von einem CRM-System?

Ein Software-gestütztes Customer-Relationship-Management greift da, wo das menschliche Gehirn versagt. Angenommen, einer Ihrer Mitarbeiter hat vor sechs Monaten einen Kunden beraten, der nun erneut auf Sie zukommt. Doch er erwartet von Ihnen, dass er Ihnen grundlegende Details zu seinen Hintergründen, Bedürfnissen oder Erwartungen nicht wiederholt erläutern muss. Ihr Mitarbeiter kann sich aber kaum an den Kunden erinnern. In irgendeinem Ordner liegt dafür eine handschriftliche Notiz mit den wichtigsten Daten, die aber nicht besonders aufschlussreich ist.

Ein CRM-System macht es besser. Relevante Informationen lassen sich übersichtlich in die Software eintragen. Bei späteren Rückfragen können Sie darauf zurückgreifen. Das ermöglicht es allen Mitarbeitern des Betriebs, sich schnell und einfach in jeden Fall einzuarbeiten und die wichtigsten Daten in kurzer Zeit parat zu haben. Da das System sich mit dem Internet verbinden lässt, ist der autorisierte Zugriff von jedem Ort auf der Welt möglich. Ihr Gegenüber fühlt sich wertgeschätzt und ernst genommen, was die Beziehung festigt. Ihr Unternehmen spart außerdem viel Zeit. Es tritt kompetenter und sicherer auf.

Die 6 wichtigsten Vorteile auf einen Blick

Customer-Relationship-Management
Ein CRM-System bietet viele Vorteile (Quelle: thoughtleadersystems.com)

1. Optimieren Sie die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Teams in Ihrem Unternehmen.
2. Bewahren Sie den Überblick über alle bisherigen Aktivitäten im Vertrieb und Marketing.
3. Prüfen Sie jederzeit und ortsunabhängig alle bisherigen Interaktionen Ihres Unternehmens mit den Kunden.
4. Finden Sie nicht nur Neukunden, sondern behalten Sie diese auch langfristig.
5. Stärken und intensivieren Sie die Beziehungen zu Ihren bestehenden Kunden.
6. Erhöhen Sie die Anzahl der Verkäufe Ihrer Produkte oder Dienstleistungen.

7 Tipps für die Auswahl eines CRM-Systems

Sie möchten es mit einem digitalen Customer-Relationship-Management versuchen? Bei der Auswahl Ihres CRM sollten Sie einige Fakten beachten, die wir Ihnen in den folgenden Tipps näher erläutern.

1. Auswahl: Cloud oder On-Premise?

Bei der Auswahl eines CRM-Systems stehen Ihnen diese beiden Optionen offen. Eine Cloud- oder SaaS-Lösung richtet sich an die Unternehmen, die keine eigenen Server betreiben können oder möchten. Das hat Vorteile. Sie benötigen zum Beispiel kein besonderes Know-how, allerdings müssen Sie stets einen Zugang zum Internet halten. Eine On-Premise-Lösung erfordert hingegen einen eigenen Server. Dadurch sind Sie unabhängiger.

2. Der Funktionsumfang

Wie bei jeder Software kommt es auch bei einem CRM-System auf die inneren Werte an. Anbieter für CRM-Systeme implementieren daher unterschiedliche Funktionen. Es ist wichtig, genau hinzuschauen. Viele Tools sind breit aufgestellt, um möglichst viele Unternehmen anzusprechen. Für Sie ist es aber sinnvoller, wenn die Software skalierbar ist. Grundsätzlich ist die Regel „Weniger ist mehr“ auch in diesem Bereich anzuwenden.

3. Offener Partner für andere Softwares

In vielen Unternehmen werden heute mehrere Programme genutzt, zum Beispiel eine Software für die Buchhaltung und ein CMS-System für die Betriebs-Website. Manche CRM-Anbieter erlauben es, dass sich ihre Systeme mit anderen gängigen Programmen verbinden lassen. Durch digitale Exporte und Importe ist der Datenaustausch zwischen solchen Tools einfach und schnell möglich. Die Anwendungsintegration ist daher als Zusatzfunktion anzuraten.

4. Spezielle CRM-Systeme für Branchen

Berater, Coaches, Agenturen – Branchen wie diese ziehen den größten Nutzen aus den Systemen. CRM-Anbieter wissen das und erstellen Lösungen, die spezifisch auf bestimmte Wirtschaftszweige ausgerichtet sind. Falls es solche Programme für Ihre Sparte gibt, sollten Sie sie anderen vorziehen.

5. Achtung: DSGVO

Ein häufig genannter Kritikpunkt an CRM-Systemen ist der Datenschutz. Die Europäische Union hat aber vor wenigen Jahren mit der DSGVO höchste Kriterien formuliert, an die Unternehmen rechtlich gebunden sind. Eine hochwertige CRM-Lösung ist datenschutzkonform und bietet Ihnen dazu einige Zusatzfunktionen. Diese sollten Sie unbedingt verwenden.

6. Erst testen, dann kaufen

Komplexe Softwares können teuer sein. Doch gerade im Businessbereich ist vor dem Kauf nicht immer klar, ob die Lösung wirklich zu dem Unternehmen passt. Außerdem ist es möglich, dass ein Tool nicht hält, was die Anbieter versprochen haben. Glücklicherweise finden Sie zu vielen CRM-Systemen kostenlose Probeversionen, die Sie in Ruhe im Betrieb ausprobieren und kennenlernen können. Diese sind zum Teil verschlankt und weisen dann nur einen begrenzten Umfang auf. In dem Fall raten wir Ihnen dazu, sich die Software zeigen zu lassen.

7. Sich kompetent einarbeiten

Selbst nach einem ausgiebigen Test vor Ort im Unternehmen oder einer Vorführung durch einen Software-Händler sind Sie noch kein Experte für das CRM-System. In vielen Fällen wird der Mangel an Expertise aber zu einem echten Manko. Steuern Sie entgegen und stellen Sie einen Mitarbeiter ab, der eine Schulung besucht. Solche Angebote sind häufig zu finden und helfen dabei, das System perfekt zu beherrschen.

Fazit

Viele Gründe sprechen für den Einsatz von CRM-Systemen. Doch die Auswahl ist schwierig. Wir hoffen, Ihnen mit unseren sieben Tipps bei der Suche zu helfen. Sie haben die Möglichkeit, uns Ihre Fragen zu stellen. Nutzen Sie gern auch unseren Whitepaper Download, um sich tiefer in das Thema einzuarbeiten.

 

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