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5 Methoden für erfolgreiches Projektmanagement im Online Marketing

Ausgezeichnete Projektmanagement-Skills sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für Online Marketing-Projekt. Durch die Veränderung einer produktorientierten zu einer konsequent kundenorientierten Perspektive ändern sich die Herangehensweisen und Methoden. Fachübergreifende Teams inklusive der Einbindung externer Dienstleister und des Kunden stellen – aus fachlicher und menschlicher Sicht – hohe Anforderungen an Projektmanager. Ganzheitliche und nutzerorientierte Problemlösungen stehen im Fokus. Erfahrene Projektmanager führen durch den Einsatz zukunftsorientierter Methoden Ihr Online Marketing-Projekt zum Erfolg – unter der Einhaltung von Budget-, Leistungs- und Zeitvorgaben.

 

Agiles Projektmanagement als Erfolgsfaktor

Ob Web- und App-Entwicklung, Relaunch, eBusiness-Lösung oder SEO-Projekt – eine durchdachte Planung zu Beginn ist wichtig, damit Projekte nicht Gefahr laufen, zu scheitern. Dazu gehört eine umfassende Kommunikation mit dem Auftraggeber, um Erwartungshaltungen, benötigte Ressourcen und Projektziele auf beiden Seiten zu klären und schriftlich zu fixieren. Die Klärung der Rahmenbedingungen ist wichtig, um in dynamischen Arbeitsumgebungen nicht den Fokus zu verlieren und sich im Projektverlauf ergebende Änderungen flexibel an die strategischen Ziele des Projektes anpassen zu können.

Agiles Projektmanagement ist unverzichtbar, um die vielfältigen Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen. In Zeiten heterogener Teams mit Mitgliedern aus unterschiedlichen Abteilungen und des Einbezugs externer Stakeholder ist ein agiles Vorgehen eine wichtige Basis für eine effiziente Zusammenarbeit. Agile Methoden im Projektmanagement zeichnen sich durch eine enge Abstimmung der einzelnen Teammitglieder untereinander aus. Ein kontinuierlicher Austausch und die Möglichkeit mit maximaler Flexibilität reagieren zu können, sind wichtige Erfolgsfaktoren.

Innerhalb des agilen Projektmanagements gibt es unterschiedliche Methoden, die dafür sorgen, dass Vorhaben im Online Marketing effizient und mit hoher Qualität umgesetzt werden. Viele basieren auf der übergeordneten Projektmanagement-Methode Scrum, welche ein umfassendes Framework bereitstellt und Rollen für einzelne Teammitglieder definiert.

Methode 1 – Einbezug aktueller Marketing-Aktivitäten

Jedes Projekt im Online Marketing steht in engem Bezug mit der unternehmensinternen und -externen Umwelt. Eine Übersicht über laufende Marketing Aktivitäten schafft die nötigen Voraussetzungen, um ein neues Online Marketing-Projekt im Kontext aktueller Projekte zu verorten und Synergieeffekte zu nutzen. Dazu ist es wichtig, alle beteiligten Personen an einen Tisch zu holen. Das Wissen um Stärken, Schwächen und Erfolge der einzelnen Marketing Aktivitäten liefert wichtige Hinweise auf das strategische Vorgehen für das neue Online Marketing-Projekt. Aus den Erkenntnissen lassen sich mögliche Teammitglieder und – nicht auf den ersten Blick offensichtliche – Projektziele identifizieren. Im Mittelpunkt der Diskussion stehen konsequent die einzelnen Zielgruppen, für die ein Online Marketing-Projekt initiiert wird. Neue Ideen sind – analog zu einem Scrum Planning Meeting – willkommen.

Methode 2 – Einsatz einer professionellen Projektmangement-Software

Kontinuierliche Unterstützung in der Projektumsetzung bietet eine professionelle Projektmanagement-Software. Sämtliche Teammitglieder wissen somit, was aktuell, aus welchem Grund und wie erledigt werden soll. Speziell für Teams entwickelte Tools ermöglichen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten. Das Outsourcing bestimmter Prozessschritte – wie Design und Programmierung – gehört in vielen Online Marketing-Projekten zum Alltag. Mithilfe einer Projektmanagement-Software ist es möglich, Projektpläne zu erstellen, Aufgaben und Fristen zu koordinieren sowie die Auslastung der einzelnen Mitglieder zu steuern. Automatisierte Prozesse helfen Teams dabei, Zeit in der Erledigung von Routineaufgaben zu sparen. Lästige E-Mails werden damit weitgehend überflüssig.

Methode 3 – Regelmäßige Stand-up Meetings

Kurze Meetings über eine Video-Plattform – z. B. Skype – sorgen für einen kontinuierlichen Informationsfluss, der über die reine Software-Unterstützung hinausgeht. Sie vermitteln wichtige Informationen zum aktuellen Projektstand. Die Dauer sollte 15 Minuten nicht überschreiten. Wie oft Meetings abgehalten werden, hängt von der Projektphase und der erforderlichen Intensität der Kommunikation ab. Das Minimum ist einmal wöchentlich. Befindet sich ein Projekt im Online Marketing in einer Phase, die viele Entscheidungen erfordert, sind Meetings im ein- bis zweitägigen Turnus sinnvoll. In jedem Meeting werden folgende Fragen geklärt:

  • Was wurde seit dem letzten Meeting abgearbeitet?
  • Welche Aufgaben sind bis zum nächsten Meeting zu erledigen?
  • Welche Risiken, Probleme und potenziellen Schwierigkeiten gibt es?

Herrscht eine offene Kommunikationskultur, tragen die sogenannten Stand-up Meetings wesentlich zum Projekterfolg bei. Um Ablenkungen zu vermeiden, die Zeitvorgabe von 15 Minuten und den informalen Charakter beizubehalten, ist es sinnvoll, das Meeting im Stehen abzuhalten. Die Idee folgt Daily Scrum Meetings.

Methode 4 – Sprints für festgelegte Zeitintervalle

Sprints sind zentrale Elemente im agilen Projektmanagement. Eine bewährte Dauer für Online Marketing-Projekte liegt bei 14 Tagen. Sie ermöglichen es den einzelnen Teammitgliedern, sämtliche Arbeiten auszuführen, die zur Erreichung eines Ziels nötig sind. Jede Sprintphase besteht aus einer Sprintplanung, der Ausführung der Aufgaben sowie einem Review. Die Kontrolle der Ergebnisse des Sprints geben einem Kunden umfassende Kontrollmöglichkeiten an wichtigen Meilensteinen. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, den Projektfortschritt an diesen Punkten zu beeinflussen und – bei Bedarf – strategische Anpassungen vorzunehmen. Für die Teammitglieder haben Sprints den Vorteil, dass klare Zeitvorgaben existieren. Sprints steigern die Motivation. Stand-up Meetings sind ein fester Bestandteil von Sprints und dienen dem Informationsaustausch innerhalb dieser vergleichsweise ruhigen Projektphase.

Methode 5 – Tägliche Zeiterfassung

Die tägliche Zeiterfassung ist eine wichtige Basis für bestimmte Honorarmodelle und ermöglicht es Teams aus Projekten zu lernen. Basierend auf Erfahrungswerten können sie benötigte Zeiten besser einzuschätzen. Zeit und Budget im Überblick zu behalten und realistisch zu gestalten, sorgt für Zufriedenheit innerhalb von Teams und auf Kundenseite. Nichts ist schlimmer, als wenn es gegen Projektende – aufgrund mangelnder Transparenz – zu Überraschungen kommt und Projekte im Online Marketing nicht fristgerecht abgeschlossen werden können. Zeit ist die wichtigste Ressource innerhalb eines Projektes. Diese erfolgreich zu managen, ermöglicht es Teams, einen Puffer zur Verfügung zu haben, um auf geänderte Zielvorgaben spontan und souverän reagieren zu können. Auf Basis des Time-Tracking lassen sich Optimierungspotenziale erkennen und Folgeprojekte effizienter gestalten.


Am Anfang jeden Online Marketing-Projektes steht eine gute Planung. Wir unterstützen Sie gerne dabei, die optimalen Lösungen für Ihr Vorhaben zu finden und setzen Ihre Anforderungen erfolgreich um.

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